Poniżej przedstawiono wymogi formalne zdalnych zgromadzeń w trzech typach spółek kapitałowych, spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, spółce akcyjnej i prostej spółce akcyjnej, ze szczególnym uwzględnieniem różnic w zakresie dopuszczalności, regulaminu, protokołowania i głosowania tajnego.
Podstawa prawna, trzy reżimy, trzy przepisy
Kodeks spółek handlowych reguluje udział w zgromadzeniach przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej w trzech odrębnych przepisach, odpowiadających trzem typom spółek kapitałowych:
- art. 2341 KSH, zgromadzenie wspólników spółki z o.o.,
- art. 4065 KSH, walne zgromadzenie spółki akcyjnej,
- art. 30092 KSH, walne zgromadzenie prostej spółki akcyjnej.
Dopuszczalność zdalnego udziału, różnice między spółkami
Spółka z o.o., zasada dopuszczalności
W spółce z o.o., po nowelizacji z 31 marca 2020 r., obowiązuje zasada domniemanej dopuszczalności zdalnego udziału w zgromadzeniu wspólników. Zgodnie z art. 2341 § 1 KSH, udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, „chyba że umowa spółki stanowi inaczej”. Jak wyjaśnia M. Chomiuk, w porównaniu do wcześniejszego brzmienia tego przepisu zmieniono zasadę umożliwiającą wspólnikom udział, wcześniej możliwość taka musiała być wyrażona wprost w umowie spółki, obecnie wynika z ustawy, a w umowie spółki może zostać wyłączona (M. Chomiuk, w: Z. Jara (red.), Komentarz KSH, wyd. 30, 2025, art. 2341, Nb 2).
Oznacza to, że aby wyłączyć możliwość zdalnego udziału w spółce z o.o., konieczne jest wyraźne postanowienie umowy spółki. Brak takiego postanowienia oznacza pełną dopuszczalność.
Spółka akcyjna i P.S.A., zasada zakazu, chyba że statut lub umowa dopuszcza
Odmiennie niż w spółce z o.o., w spółce akcyjnej (art. 4065 KSH) i w prostej spółce akcyjnej (art. 30092 KSH) obowiązuje zasada odwrotna, udział w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jest dopuszczalny tylko wtedy, gdy statut (S.A.) lub umowa spółki (P.S.A.) wyraźnie to przewiduje.
Zakres udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej
Kodeks spółek handlowych określa minimalny zakres udziału w zgromadzeniu online. Zgodnie z art. 2341 § 2 KSH (analogicznie art. 4065 § 2 i art. 30092 § 1 KSH), udział ten obejmuje „w szczególności”:
- dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad;
- wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia.
Użycie zwrotu „w szczególności” wskazuje, że wyliczenie ma charakter przykładowy. Jak podkreśla R. Wrzecionek, KSH nie definiuje pojęcia „środki komunikacji elektronicznej”, jednak zasadne jest odwołanie się do art. 2 pkt 5 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, według którego są to rozwiązania techniczne umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi (R. Wrzecionek, w: R. Wrzecionek (red.), Komentarz KSH, wyd. 1, 2025, art. 2341, Nb 2). W praktyce oznacza to, że dopuszczalne są zarówno platformy wideokonferencyjne (Zoom, Teams, Google Meet), jak i inne rozwiązania techniczne, o ile zapewniają dwustronność komunikacji w czasie rzeczywistym.
Zakaz w pełni wirtualnych zgromadzeń, fizyczne centrum obrad nadal wymagane
Jednym z najistotniejszych ograniczeń jest to, że polskie prawo nie pozwala na przeprowadzenie tzw. wirtualnych zgromadzeń, tj. zgromadzeń, w których wszyscy uczestnicy biorą udział wyłącznie online. Jak wyjaśnia R. Pabis, z analizy przepisów KSH, zwłaszcza art. 234 KSH, który operuje pojęciem „miejsca”, wynika, że polskie prawo nie dopuszcza takiej formy (R. Pabis, w: J. Bieniak i in., Komentarz KSH, wyd. 10, 2026, art. 2341, Nb 5).
W praktyce oznacza to, że nawet jeśli wszyscy wspólnicy głosują online, fizycznie obecni na miejscu zgromadzenia muszą być przynajmniej przewodniczący zebrania oraz protokolant. Zgromadzenie musi mieć określone „miejsce”, swoiste centrum obrad, położone na terytorium Polski (art. 234 KSH). Jednocześnie obowiązek odbywania zgromadzeń na terenie Polski nie ogranicza terytorialnie miejsca pobytu osoby uczestniczącej online, wspólnik może połączyć się z dowolnej części świata.
Ponadto, jak wskazuje R. Pabis, wspólnik uczestniczący w zgromadzeniu online nie może zostać powołany do pełnienia funkcji na zgromadzeniu, np. przewodniczącego czy członka komisji skrutacyjnej (R. Pabis, w: J. Bieniak i in., Komentarz KSH, wyd. 10, 2026, art. 2341, Nb 6).
Regulamin uczestnictwa online, kto uchwala i co powinien zawierać
Art. 2341 § 3 KSH wprowadza obowiązek określenia w formie regulaminu szczegółowych zasad udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin przyjmuje rada nadzorcza, a w jej braku, wspólnicy. Ustawodawca przewidział przy tym uproszczoną procedurę przyjęcia regulaminu, może to nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść regulaminu. Jak podkreśla R. Pabis, stanowi to lex specialis w stosunku do art. 227 § 2 KSH, który wymaga jednomyślności wszystkich wspólników dla podjęcia uchwały na piśmie (R. Pabis, w: J. Bieniak i in., Komentarz KSH, wyd. 10, 2026, art. 2341, Nb IV.2).
Regulamin powinien regulować w szczególności:
- sposób zawiadamiania wspólników o możliwości uczestnictwa online,
- dobór środków komunikacji elektronicznej i wymagania techniczne,
- procedurę identyfikacji i uwierzytelniania wspólników,
- zasady głosowania elektronicznego (w tym zapewnienie tajności),
- postępowanie w przypadku utraty łączności lub awarii technicznej,
- sposób dokumentowania udziału online w protokole zgromadzenia.
Regulamin nie może przy tym określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej (art. 2341 § 3 zd. 2 KSH). Jak wskazuje M. Chomiuk, ograniczenie to ma na celu powstrzymanie organu ustalającego regulamin od formułowania dalej idących wymogów, które utrudniałyby wspólnikom uczestnictwo online, przykładem niedopuszczalnego wymogu byłoby nałożenie obowiązku używania łącza internetowego o przepustowości ustalonej w regulaminie (M. Chomiuk, w: Z. Jara (red.), Komentarz KSH, wyd. 30, 2025, art. 2341, Nb 10).
Skutki braku regulaminu
Ustawodawca nie określił wprost skutków nieprzyjęcia regulaminu. Generalne upoważnienie ustawowe do skorzystania z głosowania elektronicznego jest bowiem wystarczające. Niemniej brak regulaminu zwiększa ryzyko zaskarżenia uchwał, szczególnie w przypadku sporów między wspólnikami, gdy jeden z nich kwestionuje prawidłowość przebiegu zdalnego zgromadzenia.
Tajność głosowania, wymogi i trudności techniczne
Przepisy o zdalnym udziale w zgromadzeniu nie uchylają wymogu tajności głosowania wynikającego z art. 247 § 2 KSH (sp. z o.o.) i art. 420 § 2 KSH (S.A.).
W praktyce oznacza to, że przy wyborach organów, odwołaniach członków organów i we wszystkich sprawach osobowych, gdzie głosowanie tajne jest obligatoryjne, spółka musi zapewnić funkcjonalność anonimowego głosowania w platformie elektronicznej. Proste podnoszenie ręki na wideokonferencji nie spełnia tego wymogu.
Protokołowanie zgromadzenia z udziałem zdalnym
Zgodnie z art. 248 § 2 zd. 2 KSH (w brzmieniu nadanym nowelizacją z 2020 r.), do protokołu zgromadzenia należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia oraz listę wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Lista online nie wymaga własnoręcznych podpisów, lecz powinna zawierać informacje umożliwiające identyfikację wspólnika (imię, nazwisko, liczba udziałów/głosów, sposób uczestnictwa).
Zakłócenia techniczne, odpowiedzialność spółki
W praktyce zdalne zgromadzenia narażone są na problemy techniczne, awarie sprzętu, utratę połączenia, złośliwe oprogramowanie.
W razie stwierdzenia zakłócenia lub przerwania transmisji przewodniczący zgromadzenia powinien zarządzić przerwę techniczną. Jeżeli awarii nie da się usunąć w krótkim czasie, zgromadzenie powinno powziąć uchwałę o przerwie w obradach. Kontynuowanie głosowania mimo utraty łączności z częścią wspólników może stanowić podstawę zaskarżenia podjętych uchwał.
Zaskarżanie uchwał, prawa wspólnika uczestniczącego online
Udział wspólnika w zgromadzeniu online nie pozbawia go prawa zaskarżenia uchwały (art. 249-252 KSH). Wspólnik głosujący elektronicznie musi jednak zażądać zaprotokołowania sprzeciwu wobec uchwały (art. 250 pkt 2 KSH).
Żądanie zaprotokołowania sprzeciwu musi być złożone najpóźniej do czasu zamknięcia obrad zgromadzenia, ustawodawca nie wprowadził możliwości uczynienia tego po zakończeniu zgromadzenia.
Porównanie wymogów w trzech typach spółek kapitałowych
| Kryterium | Sp. z o.o. (art. 2341 KSH) | S.A. (art. 4065 KSH) | P.S.A. (art. 30092 KSH) |
|---|---|---|---|
| Dopuszczalność zdalnego udziału | Domyślnie dopuszczone (od 31.03.2020 r.); wyłączenie wymaga postanowienia umowy spółki | Wymaga wyraźnego postanowienia statutu | Wymaga wyraźnego postanowienia umowy spółki |
| Regulamin | Przyjmuje RN lub wspólnicy; można przyjąć bez zgromadzenia (bezwzględna większość na piśmie) | Regulamin walnego zgromadzenia określa szczegóły | Regulamin walnego zgromadzenia określa szczegóły |
| Transmisja obrad | Brak obowiązku transmisji | Spółka publiczna, obowiązkowa transmisja w czasie rzeczywistym (art. 4065 § 4 KSH) | Zakres środków technicznych celowo pozostawiony otwarty (neutralność technologiczna) |
Podsumowanie
Zdalne zgromadzenia wspólników i walne zgromadzenia to rozwiązanie, które, prawidłowo wdrożone, usprawnia funkcjonowanie spółek, szczególnie tych o rozproszonym składzie osobowym. Zachowanie wymogów formalnych warunkuje jednak legalność podejmowanych uchwał.
W spółce z o.o. zdalne uczestnictwo jest domyślnie dopuszczone i wymaga jedynie decyzji zwołującego, przyjęcia regulaminu i zapewnienia odpowiednich środków technicznych. W spółce akcyjnej i P.S.A. konieczne jest uprzednie postanowienie statutu lub umowy spółki. We wszystkich typach spółek niedopuszczalne są w pełni wirtualne zgromadzenia, fizyczne centrum obrad z przewodniczącym i protokolantem pozostaje wymagane. Tematyka ta stanowi element szerszej problematyki obsługi korporacyjnej spółek kapitałowych, w ramach której istotne jest zarówno prawidłowe przygotowanie regulaminów, jak i zapewnienie zgodności procedury zgromadzenia z wymogami KSH.
Najczęściej zadawane pytania
1. Czy w spółce z o.o. zdalne zgromadzenie wspólników jest domyślnie dopuszczone?
Tak. Od nowelizacji z 31 marca 2020 r. udział w zgromadzeniu wspólników sp. z o.o. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jest domyślnie dopuszczony. Wyłączenie tej możliwości wymaga wyraźnego postanowienia umowy spółki. W spółce akcyjnej i PSA obowiązuje zasada odwrotna, zdalne uczestnictwo wymaga wyraźnego postanowienia statutu lub umowy spółki.
2. Czy zgromadzenie wspólników może odbyć się w pełni online, bez fizycznego miejsca obrad?
Nie. Polskie prawo nie dopuszcza w pełni wirtualnych zgromadzeń. Nawet jeśli wszyscy wspólnicy głosują online, na fizycznym miejscu zgromadzenia (położonym na terytorium Polski) muszą być obecni przynajmniej przewodniczący zebrania oraz protokolant.
3. Kto uchwala regulamin zdalnego uczestnictwa w zgromadzeniu sp. z o.o.?
Regulamin przyjmuje rada nadzorcza, a w jej braku, wspólnicy. Ustawodawca dopuścił uproszczoną procedurę, regulamin może zostać przyjęty uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na jego treść.
4. Czy przy zdalnym zgromadzeniu obowiązuje wymóg tajności głosowania?
Tak. Przepisy o zdalnym udziale nie uchylają wymogu tajności głosowania. Przy wyborach organów, odwołaniach ich członków i we wszystkich sprawach osobowych spółka musi zapewnić funkcjonalność anonimowego głosowania w platformie elektronicznej. Proste podnoszenie ręki na wideokonferencji nie spełnia tego wymogu.
5. Co się dzieje w razie awarii technicznej podczas zdalnego zgromadzenia?
Przewodniczący zgromadzenia powinien zarządzić przerwę techniczną. Jeżeli awarii nie da się usunąć w krótkim czasie, zgromadzenie powinno powziąć uchwałę o przerwie w obradach. Kontynuowanie głosowania mimo utraty łączności z częścią wspólników może stanowić podstawę zaskarżenia podjętych uchwał.
Doświadczenie zawodowe zdobywał w jednej z renomowanych lubelskich kancelarii, zajmującej się szeroko rozumianym prawem cywilnym i gospodarczym. W kancelarii Hewelt Wojnowski i Wspólnicy spółka komandytowa na co dzień zajmuje się bieżącym doradztwem w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej oraz opracowywaniem dokumentacji korporacyjnej spółek, m.in. umów spółek, regulaminów organów spółek, umów regulujących stosunki między wspólnikami, uchwał organów spółek, transakcji M&A. Oprócz doradztwa korporacyjnego…
Zobacz profil →Prawnicy HWW udzielają konsultacji w Warszawie oraz online. Wybierz formę kontaktu.
Nie przegap kolejnej analizy
Najważniejsze zmiany w prawie i ich skutki dla biznesu, raz w miesiącu na Twój e-mail.
Zapisując się, akceptujesz politykę prywatności. Wypiszesz się jednym kliknięciem.
