Nachstehend werden die formalen Anforderungen an Versammlungen mit Fernteilnahme in drei Typen von Kapitalgesellschaften dargestellt, in der Gesellschaft mit beschränkter Haftung, der Aktiengesellschaft und der einfachen Aktiengesellschaft, mit besonderer Berücksichtigung der Unterschiede bei Zulässigkeit, Geschäftsordnung, Protokollierung und geheimer Abstimmung.
Rechtsgrundlage, drei Regime, drei Vorschriften
Das polnische Gesetzbuch über Handelsgesellschaften (Kodeks spółek handlowych, KSH) regelt die Teilnahme an Versammlungen im Wege elektronischer Kommunikationsmittel in drei gesonderten Vorschriften, die den drei Typen von Kapitalgesellschaften entsprechen:
- Art. 234¹ KSH, Gesellschafterversammlung der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, sp. z o.o.),
- Art. 406⁵ KSH, Hauptversammlung der Aktiengesellschaft (spółka akcyjna, S.A.),
- Art. 300⁹² KSH, Hauptversammlung der einfachen Aktiengesellschaft (prosta spółka akcyjna, P.S.A.).
Zulässigkeit der Fernteilnahme, Unterschiede zwischen den Gesellschaften
Gesellschaft mit beschränkter Haftung, Grundsatz der Zulässigkeit
In der sp. z o.o. gilt nach der Novellierung vom 31. März 2020 der Grundsatz der vermuteten Zulässigkeit der Fernteilnahme an der Gesellschafterversammlung. Nach Art. 234¹ § 1 KSH kann an der Gesellschafterversammlung auch im Wege elektronischer Kommunikationsmittel teilgenommen werden, „sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt“. Wie M. Chomiuk erläutert, wurde gegenüber der früheren Fassung dieser Vorschrift der Grundsatz geändert, der den Gesellschaftern die Teilnahme ermöglicht, früher musste eine solche Möglichkeit ausdrücklich im Gesellschaftsvertrag vorgesehen sein, heute folgt sie aus dem Gesetz und kann im Gesellschaftsvertrag ausgeschlossen werden (M. Chomiuk, in: Z. Jara (Hrsg.), Komentarz KSH, 30. Aufl., 2025, Art. 234¹, Nb 2).
Das bedeutet, dass der Ausschluss der Möglichkeit der Fernteilnahme in der sp. z o.o. eine ausdrückliche Bestimmung des Gesellschaftsvertrags erfordert. Fehlt eine solche Bestimmung, ist die Teilnahme uneingeschränkt zulässig.
Aktiengesellschaft und P.S.A., Grundsatz des Verbots, sofern Satzung oder Gesellschaftsvertrag es nicht zulässt
Anders als in der sp. z o.o. gilt in der Aktiengesellschaft (Art. 406⁵ KSH) und in der einfachen Aktiengesellschaft (Art. 300⁹² KSH) der umgekehrte Grundsatz, die Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikationsmittel ist nur dann zulässig, wenn die Satzung (S.A.) oder der Gesellschaftsvertrag (P.S.A.) dies ausdrücklich vorsieht.
Umfang der Teilnahme an der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikationsmittel
Das KSH bestimmt den Mindestumfang der Teilnahme an der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikationsmittel. Nach Art. 234¹ § 2 KSH (entsprechend Art. 406⁵ § 2 und Art. 300⁹² § 1 KSH) umfasst diese Teilnahme „insbesondere“:
- die zweiseitige Kommunikation in Echtzeit aller an der Versammlung teilnehmenden Personen, in deren Rahmen sie sich im Verlauf der Beratungen äußern können, während sie sich an einem anderen Ort als dem Ort der Beratungen aufhalten;
- die Ausübung des Stimmrechts persönlich oder durch einen Bevollmächtigten vor oder im Verlauf der Versammlung.
Die Verwendung der Wendung „insbesondere“ zeigt, dass die Aufzählung beispielhaften Charakter hat. Wie R. Wrzecionek hervorhebt, definiert das KSH den Begriff „elektronische Kommunikationsmittel“ nicht, es ist jedoch sachgerecht, auf Art. 2 Nr. 5 des polnischen Gesetzes über die Erbringung von Dienstleistungen auf elektronischem Wege (ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną) zurückzugreifen, wonach es sich um technische Lösungen handelt, die eine individuelle Verständigung auf Entfernung unter Nutzung der Datenübertragung zwischen IT-Systemen ermöglichen (R. Wrzecionek, in: R. Wrzecionek (Hrsg.), Komentarz KSH, 1. Aufl., 2025, Art. 234¹, Nb 2). In der Praxis bedeutet dies, dass sowohl Videokonferenzplattformen (Zoom, Teams, Google Meet) als auch andere technische Lösungen zulässig sind, soweit sie die Zweiseitigkeit der Kommunikation in Echtzeit gewährleisten.
Verbot vollständig virtueller Versammlungen, physisches Zentrum der Beratungen weiterhin erforderlich
Eine der wesentlichsten Beschränkungen besteht darin, dass das polnische Recht die Durchführung sogenannter virtueller Versammlungen nicht zulässt, also von Versammlungen, an denen alle Teilnehmer ausschließlich im Wege elektronischer Kommunikationsmittel teilnehmen. Wie R. Pabis erläutert, ergibt sich aus der Analyse der Vorschriften des KSH, insbesondere des Art. 234 KSH, der mit dem Begriff „Ort“ arbeitet, dass das polnische Recht eine solche Form nicht zulässt (R. Pabis, in: J. Bieniak u.a., Komentarz KSH, 10. Aufl., 2026, Art. 234¹, Nb 5).
In der Praxis bedeutet dies, dass selbst dann, wenn alle Gesellschafter aus der Ferne abstimmen, am Ort der Versammlung zumindest der Vorsitzende der Versammlung und der Protokollführer physisch anwesend sein müssen. Die Versammlung muss einen bestimmten „Ort“ haben, ein eigenes Zentrum der Beratungen, das im Hoheitsgebiet Polens liegt (Art. 234 KSH). Zugleich beschränkt die Pflicht, Versammlungen im Hoheitsgebiet Polens abzuhalten, den Aufenthaltsort der aus der Ferne teilnehmenden Person territorial nicht, der Gesellschafter kann sich von jedem Ort der Welt zuschalten.
Darüber hinaus kann, wie R. Pabis anführt, ein aus der Ferne an der Versammlung teilnehmender Gesellschafter nicht in eine Funktion in der Versammlung berufen werden, etwa als Vorsitzender oder als Mitglied der Stimmenzählkommission (R. Pabis, in: J. Bieniak u.a., Komentarz KSH, 10. Aufl., 2026, Art. 234¹, Nb 6).
Geschäftsordnung für die Teilnahme im Wege elektronischer Kommunikationsmittel, wer sie beschließt und was sie enthalten soll
Art. 234¹ § 3 KSH begründet die Pflicht, die Einzelheiten der Teilnahme an der Gesellschafterversammlung im Wege elektronischer Kommunikationsmittel in Form einer Geschäftsordnung festzulegen. Die Geschäftsordnung beschließt der Aufsichtsrat, und wenn ein solcher nicht besteht, beschließen sie die Gesellschafter. Der Gesetzgeber hat dabei ein vereinfachtes Verfahren für die Annahme der Geschäftsordnung vorgesehen, sie kann durch Beschluss der Gesellschafter ohne Abhaltung einer Versammlung erfolgen, wenn die Gesellschafter, die die absolute Stimmenmehrheit vertreten, dem Inhalt der Geschäftsordnung schriftlich zustimmen. Wie R. Pabis hervorhebt, stellt dies eine lex specialis gegenüber Art. 227 § 2 KSH dar, der für die Fassung eines Beschlusses auf schriftlichem Wege die Einstimmigkeit aller Gesellschafter verlangt (R. Pabis, in: J. Bieniak u.a., Komentarz KSH, 10. Aufl., 2026, Art. 234¹, Nb IV.2).
Die Geschäftsordnung soll insbesondere regeln:
- die Art der Benachrichtigung der Gesellschafter über die Möglichkeit der Teilnahme im Wege elektronischer Kommunikationsmittel,
- die Auswahl der elektronischen Kommunikationsmittel und die technischen Anforderungen,
- das Verfahren der Identifizierung und Authentifizierung der Gesellschafter,
- die Grundsätze der elektronischen Abstimmung (einschließlich der Gewährleistung der Geheimhaltung),
- das Vorgehen bei Verbindungsverlust oder technischer Störung,
- die Art der Dokumentation der Teilnahme im Wege elektronischer Kommunikationsmittel im Versammlungsprotokoll.
Die Geschäftsordnung darf dabei keine Anforderungen und Beschränkungen festlegen, die für die Identifizierung der Gesellschafter und die Gewährleistung der Sicherheit der elektronischen Kommunikation nicht erforderlich sind (Art. 234¹ § 3 Satz 2 KSH). Wie M. Chomiuk anführt, soll diese Beschränkung das die Geschäftsordnung festlegende Organ davon abhalten, weitergehende Anforderungen zu formulieren, die den Gesellschaftern die Teilnahme im Wege elektronischer Kommunikationsmittel erschweren würden, ein Beispiel einer unzulässigen Anforderung wäre die Auferlegung der Pflicht, einen Internetanschluss mit einer in der Geschäftsordnung festgelegten Übertragungsrate zu verwenden (M. Chomiuk, in: Z. Jara (Hrsg.), Komentarz KSH, 30. Aufl., 2025, Art. 234¹, Nb 10).
Folgen des Fehlens einer Geschäftsordnung
Der Gesetzgeber hat die Folgen der Nichtannahme einer Geschäftsordnung nicht ausdrücklich bestimmt. Die allgemeine gesetzliche Ermächtigung zur Nutzung der elektronischen Abstimmung genügt nämlich. Gleichwohl erhöht das Fehlen einer Geschäftsordnung das Risiko der Anfechtung von Beschlüssen, insbesondere bei Streitigkeiten zwischen den Gesellschaftern, wenn einer von ihnen die Ordnungsmäßigkeit des Ablaufs der Versammlung mit Fernteilnahme in Frage stellt.
Geheimhaltung der Abstimmung, Anforderungen und technische Schwierigkeiten
Die Vorschriften über die Teilnahme an der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikationsmittel heben das Erfordernis der geheimen Abstimmung aus Art. 247 § 2 KSH (sp. z o.o.) und Art. 420 § 2 KSH (S.A.) nicht auf.
In der Praxis bedeutet dies, dass bei Wahlen von Organen, bei der Abberufung von Organmitgliedern und in allen Personalangelegenheiten, in denen die geheime Abstimmung zwingend ist, die Gesellschaft die Funktionalität der anonymen Abstimmung in der elektronischen Plattform bereitstellen muss. Das einfache Heben der Hand in einer Videokonferenz erfüllt dieses Erfordernis nicht.
Protokollierung der Versammlung mit Fernteilnahme
Nach Art. 248 § 2 Satz 2 KSH (in der durch die Novellierung von 2020 erteilten Fassung) ist dem Versammlungsprotokoll die Anwesenheitsliste mit den Unterschriften der Versammlungsteilnehmer sowie die Liste der im Wege elektronischer Kommunikationsmittel abstimmenden Gesellschafter beizufügen. Die Liste der aus der Ferne teilnehmenden Gesellschafter erfordert keine eigenhändigen Unterschriften, sie soll jedoch Angaben enthalten, die die Identifizierung des Gesellschafters ermöglichen (Vorname, Name, Zahl der Anteile bzw. Stimmen, Art der Teilnahme).
Technische Störungen, Verantwortung der Gesellschaft
In der Praxis sind Versammlungen mit Fernteilnahme technischen Problemen ausgesetzt, Geräteausfällen, Verbindungsverlust, Schadsoftware.
Wird eine Störung oder eine Unterbrechung der Übertragung festgestellt, so soll der Vorsitzende der Versammlung eine technische Unterbrechung anordnen. Lässt sich die Störung nicht in kurzer Zeit beheben, so soll die Versammlung einen Beschluss über eine Unterbrechung der Beratungen fassen. Die Fortsetzung der Abstimmung trotz Verlusts der Verbindung zu einem Teil der Gesellschafter kann eine Grundlage für die Anfechtung der gefassten Beschlüsse bilden.
Anfechtung von Beschlüssen, Rechte des aus der Ferne teilnehmenden Gesellschafters
Die Teilnahme des Gesellschafters an der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikationsmittel nimmt ihm nicht das Recht, einen Beschluss anzufechten (Art. 249-252 KSH). Der elektronisch abstimmende Gesellschafter muss jedoch die Protokollierung seines Widerspruchs gegen den Beschluss verlangen (Art. 250 Nr. 2 KSH).
Das Verlangen der Protokollierung des Widerspruchs muss spätestens bis zum Schluss der Beratungen der Versammlung gestellt werden, der Gesetzgeber hat keine Möglichkeit eingeführt, dies nach Beendigung der Versammlung zu tun.
Vergleich der Anforderungen in drei Typen von Kapitalgesellschaften
| Kriterium | Sp. z o.o. (Art. 234¹ KSH) | S.A. (Art. 406⁵ KSH) | P.S.A. (Art. 300⁹² KSH) |
|---|---|---|---|
| Zulässigkeit der Fernteilnahme | Grundsätzlich zugelassen (seit 31.03.2020); Ausschluss erfordert eine Bestimmung des Gesellschaftsvertrags | Erfordert eine ausdrückliche Bestimmung der Satzung | Erfordert eine ausdrückliche Bestimmung des Gesellschaftsvertrags |
| Geschäftsordnung | Beschließt der Aufsichtsrat oder beschließen die Gesellschafter; Annahme ohne Versammlung möglich (absolute Mehrheit schriftlich) | Die Geschäftsordnung der Hauptversammlung bestimmt die Einzelheiten | Die Geschäftsordnung der Hauptversammlung bestimmt die Einzelheiten |
| Übertragung der Beratungen | Keine Pflicht zur Übertragung | Öffentliche Gesellschaft im Sinne des polnischen Rechts (spółka publiczna), zwingende Übertragung in Echtzeit (Art. 406⁵ § 4 KSH) | Der Umfang der technischen Mittel bewusst offen gelassen (Technologieneutralität) |
Zusammenfassung
Gesellschafterversammlungen und Hauptversammlungen mit Fernteilnahme sind eine Lösung, die bei ordnungsgemäßer Umsetzung die Tätigkeit von Gesellschaften erleichtert, insbesondere solcher mit verstreutem Personenkreis. Die Einhaltung der formalen Anforderungen bestimmt jedoch die Rechtmäßigkeit der gefassten Beschlüsse.
In der sp. z o.o. ist die Teilnahme aus der Ferne grundsätzlich zugelassen und erfordert lediglich eine Entscheidung des Einberufenden, die Annahme einer Geschäftsordnung und die Bereitstellung geeigneter technischer Mittel. In der Aktiengesellschaft und in der P.S.A. ist eine vorherige Bestimmung der Satzung oder des Gesellschaftsvertrags erforderlich. In allen Typen von Gesellschaften sind vollständig virtuelle Versammlungen unzulässig, ein physisches Zentrum der Beratungen mit dem Vorsitzenden und dem Protokollführer bleibt erforderlich. Diese Thematik bildet einen Teil der weiteren Problematik der korporativen Betreuung von Kapitalgesellschaften, in deren Rahmen sowohl die ordnungsgemäße Vorbereitung von Geschäftsordnungen als auch die Gewährleistung der Übereinstimmung des Versammlungsverfahrens mit den Anforderungen des KSH von Bedeutung ist.
Häufig gestellte Fragen
1. Ist in der sp. z o.o. die Gesellschafterversammlung mit Fernteilnahme grundsätzlich zugelassen?
Ja. Seit der Novellierung vom 31. März 2020 ist die Teilnahme an der Gesellschafterversammlung der sp. z o.o. im Wege elektronischer Kommunikationsmittel grundsätzlich zugelassen. Der Ausschluss dieser Möglichkeit erfordert eine ausdrückliche Bestimmung des Gesellschaftsvertrags. In der Aktiengesellschaft und in der P.S.A. gilt der umgekehrte Grundsatz, die Teilnahme aus der Ferne erfordert eine ausdrückliche Bestimmung der Satzung oder des Gesellschaftsvertrags.
2. Kann die Gesellschafterversammlung vollständig im Wege elektronischer Kommunikationsmittel ohne physischen Ort der Beratungen abgehalten werden?
Nein. Das polnische Recht lässt vollständig virtuelle Versammlungen nicht zu. Selbst wenn alle Gesellschafter aus der Ferne abstimmen, müssen am physischen Ort der Versammlung (der im Hoheitsgebiet Polens liegt) zumindest der Vorsitzende der Versammlung und der Protokollführer anwesend sein.
3. Wer beschließt die Geschäftsordnung für die Teilnahme aus der Ferne an der Versammlung der sp. z o.o.?
Die Geschäftsordnung beschließt der Aufsichtsrat, und wenn ein solcher nicht besteht, beschließen sie die Gesellschafter. Der Gesetzgeber hat ein vereinfachtes Verfahren zugelassen, die Geschäftsordnung kann durch Beschluss der Gesellschafter ohne Abhaltung einer Versammlung angenommen werden, wenn die Gesellschafter, die die absolute Stimmenmehrheit vertreten, ihrem Inhalt schriftlich zustimmen.
4. Gilt bei einer Versammlung mit Fernteilnahme das Erfordernis der geheimen Abstimmung?
Ja. Die Vorschriften über die Teilnahme aus der Ferne heben das Erfordernis der geheimen Abstimmung nicht auf. Bei Wahlen von Organen, bei der Abberufung ihrer Mitglieder und in allen Personalangelegenheiten muss die Gesellschaft die Funktionalität der anonymen Abstimmung in der elektronischen Plattform bereitstellen. Das einfache Heben der Hand in einer Videokonferenz erfüllt dieses Erfordernis nicht.
5. Was geschieht bei einer technischen Störung während einer Versammlung mit Fernteilnahme?
Der Vorsitzende der Versammlung soll eine technische Unterbrechung anordnen. Lässt sich die Störung nicht in kurzer Zeit beheben, so soll die Versammlung einen Beschluss über eine Unterbrechung der Beratungen fassen. Die Fortsetzung der Abstimmung trotz Verlusts der Verbindung zu einem Teil der Gesellschafter kann eine Grundlage für die Anfechtung der gefassten Beschlüsse bilden.
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