Prokura stanowi jedną z podstawowych form umocowania do działania w imieniu przedsiębiorcy. Spółki decydują się na jej ustanowienie wówczas, gdy zamierzają powierzyć wybranej osobie szeroki, wynikający z przepisów ustawy zakres umocowania do prowadzenia spraw związanych z działalnością przedsiębiorstwa, bez konieczności formułowania odrębnego pełnomocnictwa do każdej poszczególnej czynności. Powstaje jednak pytanie, czym w istocie jest prokura, jaki zakres umocowania obejmuje oraz kto ponosi odpowiedzialność w sytuacji, gdy prokurent przekroczy przysługujące mu uprawnienia wobec kontrahenta. Zagadnienia te mają istotne znaczenie praktyczne, zarówno dla samej spółki z o.o., jak i dla podmiotów pozostających z nią w obrocie gospodarczym.
Prokura jako szczególny rodzaj pełnomocnictwa
Instytucja prokury uregulowana została w Kodeksie cywilnym. Zgodnie z art. 109¹ § 1 k.c., prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Spółka z o.o. jako podmiot wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS, jest zatem uprawniona do udzielenia prokury.
Prokura jest pełnomocnictwem szczególnego rodzaju, w odróżnieniu od pełnomocnictwa ogólnego, jej zakres nie jest kształtowany dowolnie przez mocodawcę, lecz w istotnej części wynika z samej ustawy. Należy przy tym podkreślić, że prokurentem może być wyłącznie osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.
Ustawodawca zastrzegł dla udzielenia prokury formę pisemną pod rygorem nieważności, niezależnie od charakteru czynności prawnych, jakich prokurent będzie w przyszłości dokonywał.
Zakres umocowania prokurenta
Kluczowe znaczenie praktyczne ma ustalenie, co obejmuje zakres prokury oraz czy zakres ten może zostać skutecznie ograniczony. Ustawodawca przyjął w tym zakresie rozwiązanie zbliżone do modelu znanego z reprezentacji organów spółek kapitałowych tj. zakres prokury ma charakter ustawowy i jednolity, a jego modyfikacja ze skutkiem wobec osób trzecich jest w zasadzie niedopuszczalna. Kodeks cywilny wprost przewiduje, że nie można ograniczyć prokury ze skutkiem wobec osób trzecich, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.
Oznacza to, że wewnętrzne ograniczenia nałożone na prokurenta przez zarząd spółki, np. limit wartości transakcji, wyłączenie określonej kategorii umów, mogą rodzić konsekwencje w relacji między prokurentem a spółką, natomiast nie wpływają na skuteczność czynności dokonanych z kontrahentem, który o takich ograniczeniach nie musiał wiedzieć.
Jedyny wyjątek przewidziany przez ustawę to tzw. prokura oddziałowa. Art. 109⁵ k.c. stanowi, iż prokurę można ograniczyć do zakresu spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa. To ograniczenie jako wynikające z przepisu szczególnego, jest skuteczne wobec osób trzecich, ponieważ podlega wpisowi do rejestru i tym samym jest dla kontrahentów jawne.
Niezależnie od zakresu przedmiotowego prokury, ustawodawca wyłączył spod niej pewne kategorie czynności w każdym przypadku. Zgodnie z art. 109³ k.c., do zbycia przedsiębiorstwa, do dokonania czynności prawnej skutkującej oddaniem go do czasowego korzystania, a także do zbywania i obciążania nieruchomości, wymagane jest odrębne pełnomocnictwo udzielone do poszczególnej czynności. Do wskazanych czynności prokurent musi więc uzyskać dodatkowe, szczególne umocowanie - sama prokura, niezależnie od tego, jak szeroki zakres przyznano prokurentowi, nie jest podstawą do ich dokonywania.
Rodzaje prokury, jakie może ustanowić spółka z o.o.
W praktyce spółki z o.o. korzystają z kilku modeli prokury, których wybór wpływa na sposób działania prokurenta w obrocie:
- prokura samoistna - prokurent działa jednoosobowo, bez konieczności współdziałania z inną osobą;
- prokura łączna - skuteczność dokonywanych czynności jest uzależniona od współdziałania kilku prokurentów działających wspólnie;
- **prokura mieszana - **obejmuje umocowanie do dokonywania czynności wspólnie z członkiem organu zarządzającego, w związku z czym prokurent nie działa samodzielnie, lecz wymaga współdziałania wskazanej osoby;
- prokura oddziałowa - ograniczona do spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa.
Rodzaj udzielonej prokury podlega wpisowi do KRS, co ma istotne znaczenie dla kontrahentów spółki - przed zawarciem umowy warto zweryfikować, czy dany prokurent może działać samodzielnie, czy wyłącznie razem z inną osobą.
Ustanowienie i odwołanie prokury - kompetencje zarządu spółki z o.o.
Decyzja o ustanowieniu prokurenta w spółce z o.o. należy do kompetencji zarządu, przy czym ustawodawca odmiennie ukształtował wymogi dotyczące powołania prokurenta oraz jego odwołania. Powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu, co oznacza konieczność zachowania jednomyślności całego organu. Odmiennie uregulowano natomiast kwestię odwołania prokury - uprawnienie to przysługuje każdemu członkowi zarządu samodzielnie, niezależnie od liczebności zarządu oraz przyjętego w spółce sposobu reprezentacji.
Kodeks spółek handlowych przewiduje ponadto szczególny model reprezentacji łącznej z udziałem prokurenta. Jeżeli zarząd spółki jest wieloosobowy, sposób jej reprezentowania określa w pierwszej kolejności umowa spółki. W przypadku braku odmiennych postanowień umownych do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Odrębnie uregulowano także tzw. reprezentację pasywną, ponieważ oświadczenia kierowane do spółki oraz doręczenia pism mogą być skutecznie dokonywane wobec jednego członka zarządu lub jednego prokurenta. Co istotne, powyższe zasady reprezentacji nie wyłączają możliwości ustanowienia prokury i nie ograniczają uprawnień prokurentów wynikających z przepisów regulujących tę instytucję.
Z przedstawionej regulacji wynika, że prokurent może w spółce z o.o. pełnić dwojaką funkcję: może działać samodzielnie na podstawie udzielonej mu prokury albo współdziałać z członkiem zarządu w ramach ustawowego lub umownego sposobu reprezentacji spółki. Rozróżnienie to bywa źródłem nieporozumień w obrocie, ponieważ współdziałanie prokurenta z członkiem zarządu w ramach reprezentacji łącznej nie zmienia zakresu jego umocowania wynikającego z przepisów o prokurze - jest to jedynie przyjęty przez spółkę sposób składania oświadczeń.
Odpowiedzialność prokurenta wobec osób trzecich
Z perspektywy kontrahentów spółki kluczowe znaczenie ma ustalenie, kto ponosi odpowiedzialność za skutki działań prokurenta - on sam, czy spółka, w imieniu której działa. Punktem wyjścia dla tej oceny jest ogólna zasada przedstawicielstwa, zgodnie z którą prokurent, działając w granicach umocowania, składa oświadczenia woli w imieniu i na rzecz spółki, nie zaś w imieniu własnym. Skutki tych czynności, w tym wynikające z nich zobowiązania, powstają zatem po stronie spółki, a nie prokurenta. Należy przy tym podkreślić, że prokurent nie jest organem spółki, lecz jej pełnomocnikiem, co ma istotne znaczenie dla oceny jego statusu prawnego oraz zakresu odpowiedzialności w obrocie gospodarczym.
Inaczej wygląda sytuacja, w której prokurent od samego początku działa bez umocowania albo przekracza jego granice np. w zakresie czynności zastrzeżonych do odrębnego pełnomocnictwa na podstawie art. 109³ k.c. Zastosowanie znajdują tu ogólne przepisy o pełnomocnictwie, zgodnie z którymi skuteczność takiej czynności zależy od jej potwierdzenia przez podmiot, w imieniu którego została dokonana. Druga strona transakcji może wyznaczyć temu podmiotowi odpowiedni termin na zajęcie stanowiska, po bezskutecznym upływie którego przestaje być związana złożoną wcześniej ofertą. W braku potwierdzenia osoba działająca bez należytego upoważnienia zobowiązana jest zwrócić kontrahentowi to, co od niego otrzymała oraz naprawić szkodę poniesioną przez niego wskutek nieświadomości co do rzeczywistego stanu rzeczy.
Odrębnie należy natomiast ocenić sytuację, w której prokura została odwołana, a prokurent, działając w granicach pierwotnego umocowania, dokonuje czynności wobec kontrahenta, który o odwołaniu nie wiedział. W takim przypadku obowiązuje odmienna zasada - czynność dokonana przez byłego prokurenta w granicach jego dotychczasowego umocowania pozostaje ważna i wiąże spółkę, chyba że spółka wykaże, że kontrahent wiedział lub z łatwością mógł się dowiedzieć o wygaśnięciu prokury. W przeciwieństwie do sytuacji opisanej powyżej, ustawodawca chroni tu w pierwszym rzędzie zaufanie kontrahenta działającego w dobrej wierze, a nie interes spółki.
W przypadku czynności jednostronnych zasada dotycząca umów zawartych bez umocowania nie obowiązuje. Jeżeli prokurent, nie mając umocowania albo przekraczając jego granice, złoży w imieniu spółki jednostronne oświadczenie woli np. wypowiedzenie umowy, czynność taka jest nieważna z mocy prawa, a nie tylko zawieszona do potwierdzenia. Wyjątkiem jest sytuacja, w której adresat takiego oświadczenia zgodził się przyjąć je od osoby działającej bez należytego umocowania - wówczas ocenia się to tak, jak zawarcie umowy bez umocowania, z możliwością potwierdzenia przez spółkę.
Niezależnie od odpowiedzialności związanej z zawieraniem umów w imieniu spółki, prokurent odpowiada wobec osób trzecich na zasadach ogólnych, jeżeli swoim zawinionym działaniem lub zaniechaniem wyrządzi im szkodę. Odpowiedzialność ta ma charakter deliktowy i istnieje niezależnie od odpowiedzialności kontraktowej spółki - prokurent odpowiada tu wyłącznie jako osoba fizyczna, na podstawie własnego czynu niedozwolonego, a nie jako reprezentant spółki.
Warto również zwrócić uwagę, że prokurent, w odróżnieniu od członków zarządu, nie podlega szczególnemu reżimowi odpowiedzialności za zobowiązania spółki, jaki przepisy prawa handlowego przewidują dla osób zarządzających spółką. Prokura nie jest funkcją w organie spółki, a jej udzielenie - w przeciwieństwie do powołania do zarządu - nie wiąże się z odrębną, ustawowo określoną odpowiedzialnością prokurenta wobec wierzycieli spółki.
Znaczenie precyzyjnego ukształtowania prokury w praktyce obrotu
Z perspektywy kontrahenta spółki z o.o. kluczowe znaczenie ma zweryfikowanie w Krajowym Rejestrze Sądowym, jaki rodzaj prokury został ustanowiony i czy dany prokurent jest umocowany do samodzielnego działania. Albowiem ograniczenia zakresu prokury, z wyjątkiem prokury oddziałowej, nie są skuteczne wobec osób trzecich, wpis dotyczący rodzaju prokury (samoistnej, łącznej czy mieszanej) stanowi jedyny element realnie decydujący o tym, czyje oświadczenia woli są niezbędne do skutecznego związania spółki.
Z perspektywy samej spółki prokura wymaga jednak świadomego i przemyślanego podejścia zarządu, zarówno na etapie jej ustanawiania, wymagającego zgody wszystkich członków zarządu, jak i przy doborze rodzaju prokury odpowiadającego rzeczywistym potrzebom organizacyjnym spółki. Właściwe ukształtowanie zakresu umocowania prokurenta oraz zasad jego współdziałania z zarządem pozwala ograniczyć ryzyko sporów dotyczących skuteczności czynności dokonywanych w imieniu spółki w obrocie gospodarczym.
Prowadzisz spółkę i masz sprawę do rozwiązania?
Od tego pytania zaczyna się większość rozmów z prawnikiem. Konsultacja jest płatna, 600 zł netto (738 zł brutto). Płacisz za realną poradę: powiemy, czy masz problem prawny, co da się z nim zrobić i ile to mniej więcej kosztuje. Na nic dalej Cię to nie wiąże, a przepisy zostaw nam, od tego jesteśmy.
- 1 Rozmowa
Mówisz, co się dzieje, własnymi słowami.
- 2 Co dalej
Powiemy, jakie masz wyjścia i ile to kosztuje.
- 3 Działamy
Dajesz zielone światło i sprawa jest nasza.
Wioletta Baprawska jest Junior Associate w kancelarii HWW Hewelt Wojnowski Lindner i Wspólnicy. Wspiera zespół w bieżącej obsłudze prawnej przedsiębiorców.
Zobacz profil →Nie przegap kolejnej analizy
Co miesiąc najważniejsze nowelizacje i ich praktyczne skutki dla biznesu, zebrane i zinterpretowane przez prawników HWW.
