Kontrola podatkowa to jedno z tych doświadczeń, których większość przedsiębiorców wolałaby uniknąć, ale prędzej czy później dotyka ono niemal każdą firmę. Jej przebieg nie musi jednak oznaczać chaosu czy paraliżu działalności, o ile odpowiednio się do niej przygotujemy. Klucz tkwi w dobrym planie, porządku w dokumentach i znajomości praktycznych kroków, które należy podjąć jeszcze przed wizytą kontrolerów. Poniżej przedstawiamy przewodnik po najważniejszych działaniach, które pomogą przejść kontrolę sprawnie i bez zbędnych komplikacji.
Co zrobić po otrzymaniu zawiadomienia
Po doręczeniu zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli należy od razu sprawdzić jego treść. Najważniejsze to zakres kontroli (rodzaj podatku i okres), wskazany organ oraz termin rozpoczęcia. Kontrola może ruszyć nie wcześniej niż po siedmiu dniach i nie później niż po trzydziestu od doręczenia pisma, ten czas trzeba wykorzystać na przygotowania.
Pierwszym krokiem jest samokontrola rozliczeń. Należy przejrzeć deklaracje i księgi za okres objęty kontrolą, sprawdzić spójność danych, porównać wartości z rejestrów VAT i JPK z deklaracjami. Jeśli pojawią się błędy lub rozbieżności, warto rozważyć późniejszą korektę i zapłacić należny podatek z odsetkami. Po rozpoczęciu kontroli możliwość korekty za dany okres jest zawieszona.
Równolegle należy ustalić wewnętrzny plan działania, kto odpowiada za kontakt z kontrolerami, kto przygotowuje dokumenty i w jakim terminie. Warto stworzyć prosty harmonogram: odbiór pism, kompletowanie materiałów, przekazywanie żądanych dokumentów i rejestrowanie korespondencji.
Jak przygotować dokumentację
Przedsiębiorca powinien zgromadzić pełną dokumentację podatkową i księgową za okres objęty kontrolą. Podstawowe materiały to: księgi rachunkowe lub PKPiR, ewidencje VAT, rejestry sprzedaży i zakupów, deklaracje podatkowe oraz pliki JPK. Do tego faktury, rachunki, wyciągi bankowe, raporty kasowe, umowy handlowe, listy płac, umowy cywilnoprawne i ewidencje środków trwałych.
Wszystko warto posegregować chronologicznie i tematycznie, w osobnych segregatorach lub folderach elektronicznych. Dokumenty w językach obcych zapewne będzie należało przetłumaczyć, a dane elektroniczne sprawdzić pod kątem poprawnego formatu i możliwości eksportu. Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie teczki kontrolnej, tj. zestawu kluczowych dokumentów, które najprawdopodobniej zostaną zażądane przez organ podatkowy w pierwszej kolejności (np. potwierdzenie rejestracji do VAT).
Nie można zapomnieć o dokumentach wewnętrznych, takich jak polityka rachunkowości, procedury (np. należytej staranności VAT, WHT, MDR, itp.), regulaminy czy decyzje administracyjne związane z działalnością. Warto przygotować także zestawienia pomocnicze, np. podsumowania transakcji z kontrahentami czy raporty obrotów i sald, ułatwi to szybką reakcję na pytania kontrolerów.
Po zakończeniu kontroli
Po zakończeniu czynności kontrolnych przedsiębiorca otrzymuje protokół kontroli. Należy go dokładnie przeczytać i porównać z posiadaną dokumentacją. Jeżeli ustalenia są błędne lub niepełne, można w ciągu czternastu dni złożyć zastrzeżenia z wyjaśnieniami na piśmie, dołączając dowody na poparcie stanowiska. Warto reagować, gdyż brak zastrzeżeń poczytywany jest za akceptację ustaleń zawartych w protokole.
Jeżeli kontrola ujawniła błędy, które przedsiębiorca uznaje za zasadne, wówczas należy złożyć korektę deklaracji i zapłacić zaległy podatek wraz z odsetkami. W wielu przypadkach pozwala to zakończyć sprawę bez wszczynania postępowania podatkowego. Protokół, zastrzeżenia i całą korespondencję należy następnie zarchiwizować i przechowywać wraz z dokumentacją księgową.
Dobrze przygotowana kontrola podatkowa przebiega sprawnie i bez zbędnych komplikacji. Kluczem jest uporządkowana dokumentacja, jasna organizacja pracy i szybka reakcja na żądania organu. Im mniej chaosu w dokumentach i komunikacji, tym krótsza i mniej problematyczna kontrola.
Najczęściej zadawane pytania
Ile czasu jest na przygotowanie się do kontroli podatkowej?
Kontrola może ruszyć nie wcześniej niż po 7 dniach i nie później niż po 30 dniach od doręczenia zawiadomienia, dlatego ten czas warto wykorzystać na przygotowania, w tym samokontrolę rozliczeń i zebranie dokumentów.
Co powinno zawierać zawiadomienie o kontroli podatkowej?
Zawiadomienie powinno wskazywać zakres kontroli (rodzaj podatku i okres), organ prowadzący kontrolę oraz termin jej rozpoczęcia, co warto sprawdzić od razu po otrzymaniu pisma.
Jakie dokumenty trzeba przygotować na kontrolę podatkową?
Warto zgromadzić księgi rachunkowe lub PKPiR, ewidencje VAT, rejestry sprzedaży i zakupów, deklaracje podatkowe, pliki JPK, faktury, wyciągi bankowe, raporty kasowe, umowy, listy płac i ewidencje środków trwałych za okres objęty kontrolą.
Co zrobić, jeśli kontrola ujawni błędy w rozliczeniach?
Jeżeli błędy są zasadne, można złożyć korektę deklaracji i zapłacić zaległy podatek wraz z odsetkami, co w wielu przypadkach pozwala zakończyć sprawę bez wszczynania postępowania podatkowego.
Ile czasu jest na złożenie zastrzeżeń do protokołu kontroli?
Po otrzymaniu protokołu kontroli można w ciągu czternastu dni złożyć zastrzeżenia z wyjaśnieniami i dowodami, ponieważ brak zastrzeżeń traktowany jest jako akceptacja ustaleń protokołu.
Praktyka obejmuje bieżące doradztwo w zakresie prawa administracyjnego oraz podatkowego. Posiada szerokie doświadczenie w zakresie obsługi postępowań sądowych, administracyjnych, podatkowych oraz sądowo-administracyjnych dotyczących zarówno klientów indywidualnych, jak również podmiotów gospodarczych, w tym także uzyskane w ramach wieloletniej obsługi jednostek samorządu terytorialnego i innych jednostek sektora finansów publicznych.
Zobacz profil →Prawnicy HWW udzielają konsultacji w Warszawie oraz online. Wybierz formę kontaktu.
Nie przegap kolejnej analizy
Najważniejsze zmiany w prawie i ich skutki dla biznesu, raz w miesiącu na Twój e-mail.
Zapisując się, akceptujesz politykę prywatności. Wypiszesz się jednym kliknięciem.
