Ochrona sygnalistów - nowe obowiązki pracodawców po wdrożeniu ustawy

Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. obowiązuje od 25 września 2024 r. i wprowadza do polskiego porządku prawnego zupełnie nowe standardy zgłaszania nieprawidłowości w organizacjach. Obowiązek wdrożenia wewnętrznej procedury zgłoszeń dotyczy każdego pracodawcy, na rzecz którego pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób, niezależnie od formy zatrudnienia.

Kim jest sygnalista i kogo obejmuje ochrona ustawowa

Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza lub publicznie ujawnia informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Wbrew pozorom ochrona nie dotyczy wyłącznie pracowników etatowych, ponieważ ustawa obejmuje znacznie szerszy krąg osób. Ochroną sygnalistów objęci są również zleceniobiorcy, osoby świadczące pracę w ramach kontraktu B2B, stażyści, wolontariusze, akcjonariusze, wspólnicy spółek, a nawet kandydaci do pracy, jeżeli informację o naruszeniu uzyskali w trakcie rekrutacji.

Katalog naruszeń objętych ochroną jest szeroki. Ustawa chroni osoby zgłaszające nieprawidłowości m.in. w obszarze prawa pracy, ochrony środowiska, ochrony danych osobowych, prawa zamówień publicznych, przepisów podatkowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy. Co istotne, pracodawca może w procedurze wewnętrznej rozszerzyć ten katalog o inne naruszenia specyficzne dla swojej branży lub organizacji.

Warto podkreślić, że ochrona przysługuje sygnaliście niezależnie od tego, czy zgłoszenie okazało się zasadne. Wystarczy, że sygnalista działał w dobrej wierze i miał uzasadnione podstawy, by sądzić, iż zgłaszane informacje są prawdziwe. Ustawa chroni również osoby, które pomagają sygnaliście lub są z nim powiązane, jeżeli w związku z tym mogłyby stać się ofiarą działań odwetowych.

Wewnętrzna procedura zgłoszeń, kogo dotyczy i co musi zawierać

Każdy pracodawca, na rzecz którego pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób, jest zobowiązany do ustanowienia i wdrożenia wewnętrznej procedury zgłoszeń. Przed jej wprowadzeniem konieczne jest przeprowadzenie konsultacji ze związkami zawodowymi, a jeśli u pracodawcy nie działają związki zawodowe, to z przedstawicielami pracowników.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi określać w szczególności:

• podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych,
• co najmniej dwa kanały zgłoszeń: pisemny i ustny,
• potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie,
• informację zwrotną dla sygnalisty w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego,
• tryb dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do organów publicznych,
• zasady ochrony poufności tożsamości sygnalisty i osób wskazanych w zgłoszeniu.

Pracodawca jest ponadto zobowiązany do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych i przechowywania go przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Przetwarzanie danych osobowych zgromadzonych w ramach procedury musi być zgodne z RODO, co wymaga odpowiedniego uzupełnienia dokumentacji ochrony danych.

Zakaz działań odwetowych wobec sygnalisty, obowiązki pracodawcy

Ustawa wprowadza bezwzględny zakaz stosowania wobec sygnalistów jakichkolwiek działań odwetowych. Przez działanie odwetowe rozumie się każde bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie spowodowane dokonaniem zgłoszenia, które narusza lub może naruszyć uzasadnione interesy sygnalisty. Do działań odwetowych zalicza się m.in.:

• rozwiązanie stosunku zatrudnienia lub odmowę nawiązania stosunku pracy,
• obniżenie wynagrodzenia lub wstrzymanie awansu,
• negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię służbową,
• mobbing, dyskryminację lub inne nierówne traktowanie,
• wstrzymanie udziału w szkoleniach zawodowych,
• nieuzasadnione skierowanie na badania psychiatryczne.

W razie zastosowania działań odwetowych sygnalista ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia. Na pracodawcy spoczywa przy tym odwrócony ciężar dowodu, to on musi wykazać, że jego działanie nie miało charakteru odwetowego. To istotne odstępstwo od zasad ogólnych, które znacząco wzmacnia pozycję procesową sygnalisty.

Odpowiedzialność karna pracodawcy za naruszenie przepisów o sygnalistach

Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje surowe sankcje karne. Kto, chcąc, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie utrudnia, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, która stosuje działania odwetowe wobec sygnalisty lub utrudnia dokonanie zgłoszenia, podlega karze grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Co ważne, odpowiedzialność karna nie wyłącza równoległej odpowiedzialności cywilnoprawnej ani odpowiedzialności dyscyplinarnej osób, które dopuściły się naruszeń. Pracodawca może zatem jednocześnie zmierzyć się z postępowaniem karnym, roszczeniami odszkodowawczymi sygnalisty i postępowaniem dyscyplinarnym wobec konkretnego pracownika.

Zgłoszenia anonimowe, czy pracodawca musi je przyjmować

Ustawa pozostawia pracodawcom swobodę decyzji w zakresie zgłoszeń anonimowych. Procedura wewnętrzna może, lecz nie musi, przewidywać możliwość ich składania. Decyzja ta powinna być jednak przemyślana, ponieważ organizacje, które dopuszczają anonimowość zgłoszeń, budują większe zaufanie pracowników do systemu i zwiększają skuteczność wykrywania nieprawidłowości. Jeśli pracodawca zdecyduje się na przyjmowanie zgłoszeń anonimowych, musi zadbać o odpowiedni tryb ich weryfikacji oraz techniczne zabezpieczenie kanałów komunikacji, uniemożliwiające identyfikację zgłaszającego.

Zgłoszenia zewnętrzne i ujawnienie publiczne, co grozi pracodawcy

Sygnalista nie musi korzystać z kanału wewnętrznego, może skierować zgłoszenie bezpośrednio do organu zewnętrznego. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny. Najbardziej radykalną formą jest ujawnienie publiczne. Jest ono jednak dopuszczalne dopiero po wyczerpaniu ścieżki wewnętrznej lub zewnętrznej i braku podjęcia odpowiednich działań, albo gdy zachodzą szczególne okoliczności: bezpośrednie zagrożenie interesu publicznego lub uzasadniona obawa przed działaniami odwetowymi. Sprawnie działający wewnętrzny system zgłoszeń to najskuteczniejszy sposób, by zminimalizować ryzyko, że sprawa trafi do opinii publicznej.