In diesem Beitrag stellen wir die wesentlichen rechtlichen Regelungen zur Beschäftigung von Arbeitnehmern in Gesellschaften dar, benennen die Fälle, in denen eine Festanstellung verpflichtend oder praktisch unumgänglich ist, und erläutern die verfügbaren rechtlichen Alternativen wie die B2B-Zusammenarbeit, zivilrechtliche Verträge oder das Outsourcing. Wir analysieren zudem die Risiken, die mit der Vermeidung von Festanstellungen verbunden sind, und stellen eine praktische Checkliste vor, die bei der Beurteilung hilft, wann die Beschäftigung eines Arbeitnehmers die optimale oder sogar unverzichtbare Lösung ist.
Die wichtigsten Rechtsakte
Die Frage der Beschäftigung von Arbeitnehmern durch Gesellschaften wird von mehreren grundlegenden Rechtsakten geregelt. Zu den wichtigsten gehören:
- Das polnische Gesetzbuch über Handelsgesellschaften (Kodeks spółek handlowych, KSH) legt die Grundsätze für das Funktionieren von Gesellschaften, ihre Organe sowie die Befugnisse der Gesellschafter und des Vorstands fest, begründet jedoch keine ausdrückliche Pflicht zur Beschäftigung von Arbeitnehmern.
- Das polnische Arbeitsgesetzbuch (Kodeks pracy) bestimmt das Arbeitsverhältnis, die Pflichten des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers sowie die Voraussetzungen einer rechtmäßigen Beschäftigung auf der Grundlage eines Arbeitsvertrags.
- Das polnische Gesetz über das Sozialversicherungssystem (ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych) regelt die Pflicht zur Anmeldung bei der Sozialversicherungsanstalt (Zakład Ubezpieczeń Społecznych, ZUS) und zur Abführung der Beiträge, einschließlich der Grundsätze für Arbeitnehmer, Auftragnehmer und Personen, die eine gewerbliche Tätigkeit ausüben.
- Die polnischen Steuergesetze (Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Mehrwertsteuer) bestimmen die steuerlichen Folgen der verschiedenen Beschäftigungsformen (Festanstellung, B2B-Vertrag, zivilrechtliche Verträge).
- Das polnische Gesetz über den Mindestlohn (ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę) begründet die Pflicht, Personen, die auf der Grundlage eines Arbeitsvertrags beschäftigt sind, ein Mindestentgelt zu gewährleisten.
Eine Gesellschaft kann für die Führung ihrer Geschäfte auf unterschiedliche Formen der Einbindung Dritter zurückgreifen. Wesentlich ist dabei die Unterscheidung der folgenden Rechtsstellungen:
- Arbeitnehmer, also eine Person, die auf der Grundlage eines Arbeitsvertrags beschäftigt ist, dem Arbeitgeber untergeordnet ist und dem vollen Regime des polnischen Arbeitsgesetzbuchs sowie den Vorschriften über die Sozialversicherung unterliegt.
- Vertragspartner (B2B-Zusammenarbeit, zivilrechtliche Verträge), also eine Person, die Leistungen auf der Grundlage eines Auftrags- oder Werkvertrags oder im Rahmen einer Einpersonen-wirtschaftliche Tätigkeit (B2B) erbringt; eine solche Zusammenarbeit unterliegt nicht dem polnischen Arbeitsgesetzbuch, wohl aber anderen Vorschriften, etwa dem polnischen Zivilgesetzbuch (Kodeks cywilny) oder dem Steuerrecht.
- Mitglied eines Gesellschaftsorgans (z. B. des Vorstands), also eine Person, die eine Funktion in einem Organ der Gesellschaft ausübt (auf der Grundlage einer Berufung oder eines gesonderten zivilrechtlichen Vertrags); ihre Rechtsstellung und ihre Pflichten unterscheiden sich von denen typischer Arbeitnehmer oder Vertragspartner, und für die Vergütung und die Besteuerung gelten besondere Grundsätze.
Keine allgemeine Pflicht zur Beschäftigung von Arbeitnehmern
Das polnische Recht sieht keine generelle, abstrakte Pflicht einer Gesellschaft zur Beschäftigung von Arbeitnehmern vor. Grundsätzlich ist es möglich, die Tätigkeit ohne die Schaffung von Arbeitsplätzen zu führen, und zwar sowohl in Personengesellschaften als auch in Kapitalgesellschaften. Wesentlich ist jedoch die Art und Weise, in der die Arbeit für die Gesellschaft erbracht wird, sowie der tatsächliche Charakter der Beziehung zwischen den Parteien. In der Praxis können die Vorschriften des Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrechts in bestimmten Fällen eine Beschäftigung in Form einer Festanstellung erzwingen (etwa bei dauerhafter Arbeitsleistung unter Leitung an dem von der Gesellschaft bestimmten Ort und zu der von ihr bestimmten Zeit).
Wann muss eine Gesellschaft Arbeitnehmer beschäftigen?
Im polnischen Recht existiert keine allgemeine Norm, die jeder Gesellschaft die Beschäftigung von Arbeitnehmern gebietet. Es gibt jedoch Situationen, in denen die Beschäftigung auf der Grundlage eines Arbeitsvertrags aus Sicht der Vorschriften und der Rechtssicherheit der Gesellschaft verpflichtend oder faktisch unumgänglich wird.
Zu diesen Fällen gehören vor allem Situationen, in denen die Art der Arbeitsleistung der Bestimmung des Arbeitsverhältnisses entspricht. Erbringt eine Person die Arbeit persönlich, unter Leitung, an dem von der Gesellschaft bestimmten Ort und zu der von ihr bestimmten Zeit sowie gegen Entgelt, so besteht die rechtliche Pflicht, sie auf der Grundlage eines Arbeitsvertrags zu beschäftigen.
Verzichtet eine Gesellschaft dort auf die Beschäftigung von Arbeitnehmern, wo diese erforderlich ist, kann dies bei einer Prüfung durch die Sozialversicherungsanstalt (ZUS), die Staatliche Arbeitsinspektion (Państwowa Inspekcja Pracy, PIP) oder andere Behörden nachteilige Folgen haben.
Alternativen zur Beschäftigung
Gesellschaften greifen sehr häufig auf zivilrechtliche Verträge als Alternative zum Arbeitsvertrag zurück. Am häufigsten kommen Auftragsverträge und Werkverträge vor. Der Auftragsvertrag besteht in der Erbringung bestimmter Tätigkeiten für die Gesellschaft, der Werkvertrag hingegen betrifft die Erzielung eines konkreten Ergebnisses. Der wesentliche Vorzug dieser Lösungen liegt in der größeren Flexibilität. Es ist jedoch zu bedenken, dass dann, wenn der Charakter der Zusammenarbeit der Bestimmung des Arbeitsverhältnisses entspricht (Arbeit unter Leitung, an einem bestimmten Ort und zu einer bestimmten Zeit), das Risiko besteht, dass die Sozialversicherungsanstalt (ZUS) oder die Staatliche Arbeitsinspektion diese Form beanstandet und sie in einen Arbeitsvertrag umqualifiziert.
Eine weitere verbreitete Form ist die Aufnahme einer Zusammenarbeit mit einer Person, die eine Einpersonen-wirtschaftliche Tätigkeit ausübt (B2B). Eine solche Person stellt der Gesellschaft eine Rechnung für die erbrachten Leistungen, ist weder Arbeitnehmer noch Auftragnehmer und rechnet Steuern und Sozialversicherungsbeiträge (ZUS) selbst ab. Die B2B-Zusammenarbeit wird besonders häufig in Branchen gewählt, in denen Selbständigkeit, Flexibilität und hohe fachliche Kompetenzen erwartet werden (etwa IT, Beratung, Marketing). Allerdings besteht auch in diesem Fall das Risiko, dass die Kontrollbehörden das Verhältnis umqualifizieren, wenn die Zusammenarbeit tatsächlich die Merkmale eines Arbeitsverhältnisses erfüllt.
Die Gesellschaft kann die Ausführung bestimmter Tätigkeiten einem externen Anbieter übertragen, etwa im Bereich der Buchhaltung, der IT-Betreuung, des Marketings, der Reinigung oder sogar der Produktion. Das Outsourcing erlaubt es, die Pflichten des Arbeitgebers zu begrenzen und sich auf die zentrale Geschäftstätigkeit zu konzentrieren. Wesentlich sind hier gut gestaltete Verträge und die Wahl eines verlässlichen Dienstleisters.
Beim Outsourcing ist die Gesellschaft gegenüber den Arbeitnehmern des Subunternehmers nicht Partei eines Arbeitsverhältnisses, sie haftet jedoch für die Einhaltung einzelner Pflichten, etwa im Bereich des Arbeitsschutzes bei Arbeiten auf dem Gelände der Gesellschaft.
Mitglieder der Gesellschaftsorgane (Vorstand, Prokurist, Aufsichtsrat)
Manche Personen, die Tätigkeiten für die Gesellschaft ausüben, sind möglicherweise nicht formell beschäftigt. Das betrifft Vorstandsmitglieder, Prokuristen oder Mitglieder des Aufsichtsrats. Ihre Vergütung kann durch Beschluss, auf der Grundlage eines Managementvertrags oder eines anderen zivilrechtlichen Vertrags festgelegt werden. Ein solches Verhältnis unterliegt nicht den Vorschriften des polnischen Arbeitsgesetzbuchs, und die Grundsätze der Sozialversicherungspflicht sowie der Besteuerung weichen von denen bei Arbeitnehmern ab.
Risiken der Vermeidung einer Beschäftigung
Qualifizierung als Arbeitsverhältnis durch die Kontrollbehörden
Eine der größten Gefahren, die mit dem Verzicht auf die klassische Beschäftigung von Arbeitnehmern verbunden sind, ist das Risiko, dass staatliche Behörden den tatsächlichen Charakter der Zusammenarbeit beanstanden. Die Staatliche Arbeitsinspektion (PIP), die Sozialversicherungsanstalt (ZUS) sowie die Steuerbehörden können annehmen, dass trotz des Abschlusses eines zivilrechtlichen Vertrags oder eines B2B-Vertrags in Wirklichkeit ein Arbeitsverhältnis besteht. Dies geschieht in den Fällen, in denen die Arbeit unter Leitung, an einem bestimmten Ort und zu einer bestimmten Zeit erbracht wird und die arbeitende Person der Gesellschaft untergeordnet ist. In einer solchen Situation haben die Behörden das Recht, den geschlossenen Vertrag mit allen rechtlichen Folgen in einen Arbeitsvertrag umzuqualifizieren.
Finanzielle und administrative Folgen
Die Umqualifizierung eines zivilrechtlichen Vertrags oder einer B2B-Zusammenarbeit in ein Arbeitsverhältnis kann dazu führen, dass rückständige Beiträge zur Sozial- und Krankenversicherung (sogar mehrere Jahre rückwirkend) samt Zinsen und etwaigen finanziellen Sanktionen zu zahlen sind. Zusätzlich kann die Gesellschaft verpflichtet werden, zu wenig gezahlte Steuern nachzuentrichten und weitere Arbeitnehmerleistungen auszuzahlen (etwa eine Urlaubsabgeltung, Abfindungen, Überstundenzuschläge). Die Kontrollbehörden haben das Recht, gegen die Gesellschaft administrative Geldbußen wegen der Verletzung arbeits- und sozialversicherungsrechtlicher Vorschriften zu verhängen.
Zusammenfassung
Die Frage der Pflicht einer Gesellschaft zur Beschäftigung von Arbeitnehmern lässt sich nicht eindeutig beantworten und verlangt jedes Mal eine individuelle Analyse der konkreten Situation. Die Rechtsvorschriften begründen keine allgemeine Pflicht zur Schaffung von Arbeitsplätzen, und die Gesellschaft kann ihre Tätigkeit auf unterschiedliche Modelle der Zusammenarbeit stützen, darunter zivilrechtliche Verträge, B2B-Verträge oder das Outsourcing. Wesentlich sind jedoch die Art der Aufgabenerfüllung und der tatsächliche Charakter der Beziehung zwischen den Parteien.
Bei der Wahl der Form der Zusammenarbeit sind sowohl die organisatorischen und finanziellen Vorteile als auch die möglichen rechtlichen Risiken zu berücksichtigen, einschließlich der Möglichkeit, dass die Kontrollbehörden den Vertrag in ein Arbeitsverhältnis umqualifizieren. Zur Sicherheit der Gesellschaft empfiehlt es sich, jedes Mal den Sachverhalt zu analysieren, eine verlässliche Dokumentation vorzubereiten und im Zweifel einen Rechtsanwalt oder Steuerberater zu konsultieren.
Ein verantwortungsvoller Zugang zur Wahl des Beschäftigungsmodells und Transparenz in der Zusammenarbeit mit den in die Tätigkeit der Gesellschaft eingebundenen Personen erlauben es, Risiken zu begrenzen und die Stabilität des Unternehmens in einem sich dynamisch wandelnden rechtlichen Umfeld zu sichern
Häufig gestellte Fragen
Muss eine Gesellschaft Arbeitnehmer beschäftigen?
Das polnische Recht begründet keine allgemeine Pflicht zur Beschäftigung von Arbeitnehmern. Die Gesellschaft kann ihre Tätigkeit auf zivilrechtliche Verträge, eine B2B-Zusammenarbeit oder das Outsourcing stützen, wobei der tatsächliche Charakter der Beziehung zwischen den Parteien wesentlich ist.
Wann ist die Beschäftigung auf der Grundlage eines Arbeitsvertrags verpflichtend?
Erbringt eine Person die Arbeit persönlich, unter der Leitung der Gesellschaft, an dem von ihr bestimmten Ort und zu der von ihr bestimmten Zeit sowie gegen Entgelt, so besteht die Pflicht, sie auf der Grundlage eines Arbeitsvertrags zu beschäftigen. Ein Verstoß dagegen kann bei einer Prüfung durch die Sozialversicherungsanstalt (ZUS) oder die Staatliche Arbeitsinspektion Folgen nach sich ziehen.
Welche Alternativen zur Beschäftigung eines Arbeitnehmers gibt es?
Die Gesellschaft kann auf Auftragsverträge, Werkverträge, eine B2B-Zusammenarbeit mit einer Person, die eine Einpersonen-wirtschaftliche Tätigkeit ausübt, oder auf das Outsourcing zurückgreifen, wobei die Kontrollbehörden die Zusammenarbeit umqualifizieren können, wenn sie tatsächlich die Merkmale eines Arbeitsverhältnisses erfüllt.
Welche Risiken sind mit der Vermeidung von Festanstellungen verbunden?
Behörden wie die Sozialversicherungsanstalt (ZUS), die Staatliche Arbeitsinspektion oder die Steuerbehörden können einen zivilrechtlichen Vertrag oder einen B2B-Vertrag als Arbeitsverhältnis ansehen, was die Pflicht zur Zahlung rückständiger Beiträge, Zinsen und Bußgelder sowie zu wenig gezahlter Steuern und Leistungen zur Folge haben kann.
Müssen Vorstandsmitglieder beschäftigt werden?
Mitglieder der Gesellschaftsorgane müssen nicht formell beschäftigt sein. Ihre Vergütung kann durch Beschluss oder auf der Grundlage eines Managementvertrags festgelegt werden, und ein solches Verhältnis unterliegt nicht dem polnischen Arbeitsgesetzbuch und folgt eigenen Grundsätzen der Besteuerung und der Versicherung.
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